プロジェクト管理はExcelよりも管理ツールで

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Excelよりも管理ツールで

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プロジェクト管理はExcelよりも専用ツールが便利

Excelは使いこなせば便利なツールですが、プロジェクト管理ツールとして使うには少々不便な面があります。マクロを使って作り込んでいるものであれば、管理ツールとしてそれなりに機能するかもしれませんが、プロジェクト管理の重要性について考えると、チーム全体で共有しやすく、立体的にプロジェクトを把握できる管理ツールを使用した方が効率的です。

Excelを使ったプロジェクト管理のデメリットとは

Excelはもともと表計算ソフトですが、いろいろなことができるので活用の幅は広いというメリットがあります。しかし、もともとプロジェクト管理をするためのものではないので、プロジェクト管理に必要な情報を見てすぐに把握しやすいとは言えません。プロジェクトの仕様についての計画を練っている段階で、クライアントに様々な提案をしたり、説明をしたりするにはExcelがとても便利ですが、チームでExcelを共有しながら進捗状況などその他必要事項を入力しつつ内容を成長させていくと、先へ進めば進むほど情報が平面的でわかりにくくなってしまう可能性があります。特に、プロジェクトに関わっている人数が多く、規模も大きなプロジェクトを正確に管理するにはExcelは不向きで、プロジェクト管理という目的を十分に達成できなくなってしまうリスクがあります。

プロジェクト管理ツールを活用するメリットとは

文章にすると複雑なことでも、図や表などになるとわかりやすいということがありますが、プロジェクト管理にはそのような要素があった方が仕事も効率的に進めることができます。そのため、プロジェクト全体の見える化を意識して専用に作られたプロジェクト管理ツールは、複雑な要素が多いシステム開発プロジェクトだからこそぜひ活用したいツールです。管理ツールにもいろいろな種類があるので、用途に応じて選ぶことができますが、どのツールにも共通しているのは、見て直感的に理解しやすいことです。数字の羅列ではイメージしにくいことも、ガンチャートなどがあると一目でわかるので、進捗状況などを瞬時に把握することができます。
さらに、プロジェクトメンバー全員でツールを共有して、内容を見たり書き込んだりすることができるので、メンバーそれぞれの状況の書き込みをしっかりとルール化しておけば、プロジェクト管理者はメンバーからの直接の報告を待たずにツールで最新の状況をいつでも把握することができるため、何か問題があっても迅速に対処することができるでしょう。また、全員が進捗状況を手軽に確認できるようになることで、連携が強化されてチーム全体がまとまりやすくなります。

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    もっとプロジェクトの効率をアップさせたいと考えているならば、プロジェクト管理ツールを導入してみましょう。ただツールを導入しただけでは効率化に直結しませんが、ガンチャートなどの便利な機能などを活用して、得られた情報から問題点などをあぶり出して解決方法を考えたり、作業の無駄を省いたりすれば、チームの動きがもっとスムーズになるでしょう。管理ツールの種類は数多くあるので、いくつか見比べてみていいものを使ってみることをおすすめします。