業務効率化を実現するためのプロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを使いこなせ!

使えるプロジェクト管理ツールはコレ!

SPECIAL

  • 種類豊富なプロジェクト管理ツールから納得できるものを選ぶには
  • 管理ツールなら効率化できる
  • Excelよりも管理ツールで

種類豊富なプロジェクト管理ツールから納得できるものを選ぶには

種類豊富なプロジェクト管理ツールから納得できるものを選ぶには
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活用できる機能がそろっているか

プロジェクト管理ツールを導入する際には、導入を考えているツールを使ってどんなことができるかをチェックしましょう。カレンダー機能やチャット機能など、どの管理ツールにもおおよそそろっている機能以外にも目を向けてみることです。多くの機能が備わっているツールほど、便利さも増すように思えます。しかし、蓋を開けると実際には業務上まったく使わない、あるいは圧倒的に活用の出番が少ない機能ばかりというケースも考えられます。 関わるプロジェクトの肝心な部分で管理ツールが活用できるかどうかは、導入前の重要なチェックポイントといえます。社内だけでなく社外からも使用できるツールであれば、タイムラグを緩和させることが可能です。社外にいてもタイムラインを追えると、より効率的にプロジェクトが進みます。 プロジェクトを進めるにあたり活用したいツールをあらかじめピックアップすることでも、ツールを絞り込みやすくなるでしょう。

ツールを使用する本人が使いこなせるか

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、操作性の確認も欠かせません。チーム全体で無理なく操作・活用できるツールであることも、ツール選びには大切です。プロジェクトメンバーのなかで誰か特定の人だけしか使えないような複雑な機能だと、長期の活用は困難になります。プロジェクトメンバーが多いほど、メンバー間で多少のスキルの違いは出てくるはずです。そのため、スキルを問わず誰でも操作できるツールを選ぶことが肝心です。 本格的に導入する前に、お試しで使用できるサービスがあると操作性を把握しやすくなります。操作性の説明だけで判断することと、実際に使用してみることではやはりミスマッチが生じる可能性があります。試用期間でも特定のメンバーだけでなくチーム全体で使用してみると、操作性がより明確に分かるでしょう。

コスト面に納得できるか

ツール導入にあたって発生するコスト面は、無視できないポイントです。プロジェクト管理ツールは、多くの場合無料版と有料版が存在します。無料版は使用できる機能がいくつかに限定されており、有料版では使用できる機能が多く設定されていたり、すべての機能を網羅できたりするものもあります。 たとえばチャット機能の場合、使用する人数によって無料と有料が分けられていることも多いようです。さらに、有料プランでも何人までの場合はプランA、何人以上の場合はプランBというように段階的に分けられているケースがあります。そのため、プロジェクトの規模と携わる人数をしっかり確認したうえで、導入コストがどれくらいになるのかを把握しましょう。 長期的に使用するなら毎月発生する固定の利用料金、初期費用の有無やその具体的な金額なども、詳細に把握しておくことが大切です。 ツールによっては、活用したい機能がすべて無料版でこと足りるというケースがあるかもしれません。無料版の機能を組み合わせて十分に活用できる可能性があるため、無料版と有料版それぞれの機能の確認も必要です。

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    もっとプロジェクトの効率をアップさせたいと考えているならば、プロジェクト管理ツールを導入してみましょう。ただツールを導入しただけでは効率化に直結しませんが、ガンチャートなどの便利な機能などを活用して、得られた情報から問題点などをあぶり出して解決方法を考えたり、作業の無駄を省いたりすれば、チームの動きがもっとスムーズになるでしょう。管理ツールの種類は数多くあるので、いくつか見比べてみていいものを使ってみることをおすすめします。